Sebelum saya terlibat aktif dalam pengelolaan madrasah, saya sering diundang untuk mengikuti rapat dengan dewan guru dan staf. Hasil telaah saya, ternyata proses rapat merupakan salah satu persoalan yang mesti diperhatikan dengan seksama. Sebab, dari kegiatan inilah berbagai hal yang telah dan hendak dicapai dapat dievaluasi dan atau dirumuskan.
Apa yang saya alami dalam rapat-rapat tersebut adalah suasana yang tidak nyaman dimana pimpinan rapat menjadi satu-satunya orang yang bersuara. Sedangkan peserta rapat hanya diam, sibuk sendiri, gelisah atau memperlihatkan ekspresi ketidaknyamanan mengikuti rapat. Hebatnya lagi, beberapa rapat yang diadakan nyaris tidak memiliki fokus agenda yang jelas sehingga memakan banyak waktu. Padahal, agenda rapat itu penting dirumuskan, karena tidak saja terkait dengan fokus pembicaraan dan waktu tetapi juga terkait dengan biaya yang dikeluarkan. Artinya, semakin tidak jelas apa yang menjadi fokus pembicaraan maka akan banyak waktu dan uang yang terbuang. Dan, hal ini, sangat tidak disarankan dalam proses pengelolaan sekolah.
Persoalan tersebut, saya jawab ketika saya sudah aktif dalam pengelolaan madrasah. Sebelum rapat, saya menyiapkan sejumlah bahan tertulis yang dijadikan fokus rapat. Tujuannya, agar peserta rapat dapat memahami tujuan dan agenda apa saja yang akan dibicarakan. Lain dari itu, dalam prosesnya, saya mencoba membuka ruang partisipasi. Saya meminta seluruh peserta rapat untuk mengungkapkan apa saja yang dipahami terkait dengan agenda yang telah saya siapkan sebelumnya. Dalam hal ini, saya memposisikan diri sebagai fasilitator rapat. Walhasil, rapat menjadi ramai. Semua peserta rapat mengungkapkan pendapatnya, blak-blakan. Sesuatu yang tidak pernah saya dan peserta rapat rasakan sebelumnya.
Momen tersebut saya jadikan kesempatan untuk terus mengarahkan rapat sehingga bisa mendapatkan satu kesimpulan utuh tentang materi yang dirapatkan. Akan tetapi, tidak semudah yang saya bayangkan. Rapat menjadi perdebatan hebat dan nyaris tidak menemui kesimpulan apapun. Masing-masing peserta rapat berbicara dengan frekuensi yang berbeda satu sama lain.
Pikir saya, rapat seperti ini sama seperti rapat-rapat sebelumnya. Saya gagal. Kegagalan tersebut saya bayar dengan upaya mencari teknik terbaik apa yang dapat digunakan agar rapat berjalan efektif. Pencarian berbuah hasil, dari seorang sahabat saya mendapatkan bahan bacaan tentang “Enam topi berpikir ala Edward De Bono”. Teknik ini ternyata mencoba merangkum berbagai keterampilan berpikir menjadi satu kesatuan dalam melihat sebuah persoalan. Dan, dalam rapat selanjutnya yang saya fasilitasi, teknik ini saya gunakan.
Persis seperti yang saya duga, teknik ini dapat meredam berbagai cara pandang menjadi terarah di bawah salah satu warna topi yang ditawarkan. Dalam hal ini, tugas saya adalah memastikan bahwa setiap peserta rapat berbicara sesuai dengan topi yang ditawarkan. Dengan teknik ini, akhirnya peserta rapat berbicara dalam sebuah frekuensi yang sama.
Dalam praktiknya, keenam topi tersebut disimbolkan dengan warna-warna sebagai berikut: (1) TOPI PUTIH: Berpikir Informatif yang mencerminkan Fakta; (2) TOPI KUNING: berpikir nilai dan keuntungan (Berpikir optimis); (3) TOPI MERAH: Berpikir Emotif atau Menyatakan Perasaan, Intuisi dan Firasat (tidak diperlukan penjelasan); (4) TOPI HITAM: Berpikir Negatif—Menyatakan pandangan Negatif (Kelemahan, Hambatan, dan Konsekuensi); (5) TOPI HIJAU: Berpikir kreatif–fokus pada inovasi; dan (6) TOPI BIRU: berpikir tentang Cara/Proses.
Akhirnya, dengan teknik ini, rapat-rapat selanjutnya dapat berjalan dengan baik. Apa yang diharapkan dari rapat dapat tercapai, tidak memakan waktu yang lama dan tidak banyak mengeluarkan biaya. Dan, yang terpenting, peserta rapat merasa puas atas apa yang dirumuskan dan dapat memandu tindakan dalam keseharian. Tentunya, teknik ini hanya salah satu teknik yang saya anggap dapat digunakan, ada banyak teknik lainnya yang menanti untuk digunakan. Untuk itu, saya bersedia berbagi…
